Panduan Lengkap Mengelola Surat dengan Point Arsip

Daftar Isi

PoinTru.com - Kalau Anda baru pertama kali menggunakanPoint Arsip dan bingung mulai dari mana untuk mengelola surat masuk dan surat keluar, artikel ini dibuat khusus untuk Anda. Saya akan jelaskan step by step bagaimana cara menggunakan fitur manajemen surat di Point Arsip-dari menambahkan surat baru, mengedit data yang salah, mencari surat lama, hingga menghapus data yang tidak diperlukan.

Fitur manajemen surat adalah salah satu fitur paling aktif digunakan di Point Arsip, karena dalam operasional kantor atau organisasi, surat menyurat terjadi hampir setiap hari. Memahami cara kerjanya dengan baik akan membuat Anda jauh lebih produktif dalam administrasi sehari-hari.

Memahami Struktur Data Surat di Point Arsip

Sebelum mulai menginput data, penting untuk memahami informasi apa saja yang perlu Anda siapkan untuk setiap surat. Point Arsip mencatat surat dengan enam field utama:

• Jenis Surat: Pilihan antara Surat Masuk (surat yang diterima dari pihak luar) atau Surat Keluar (surat yang dikirimkan kepada pihak lain)
• Nomor Surat: Nomor resmi surat sesuai format yang berlaku, misalnya 001/SPK/CV-MB/2025
• Perihal: Ringkasan isi atau maksud surat, misalnya "Undangan Rapat Koordinasi Q1 2025"
• Pengirim/Penerima: Nama instansi, perusahaan, atau individual terkait surat tersebut
• Tanggal Surat: Tanggal yang tertera di surat (bukan tanggal Anda menginputnya)
• Lampiran Dokumen: File digital surat dalam format PDF, DOC, DOCX, XLS, atau XLSX (opsional tapi sangat direkomendasikan)

Field	Wajib Diisi	Format	Contoh
Jenis Surat	Ya	Pilihan dropdown	Surat Masuk
Nomor Surat	Ya	Teks bebas	001/AB/2025
Perihal	Ya	Teks bebas	Undangan Rapat
Pengirim/Penerima	Tidak	Teks bebas	PT Sumber Makmur
Tanggal Surat	Ya	Pemilih tanggal	15/01/2025
Lampiran Dokumen	Tidak	PDF/DOC/DOCX/XLS/XLSX	surat_undangan.pdf

Cara Menambahkan Surat Baru

Setelah login ke Point Arsip, berikut langkah menambahkan surat baru:

• Klik menuSurat (ikon ️) di navigasi bawah (mobile) atau kiri (desktop)
• Klik tombol"+ Tambah" berwarna biru di bagian atas daftar surat
• Pilih jenis surat: Surat Masuk atau Surat Keluar
• Isi kolom Nomor Surat dengan nomor resmi surat
• Isi kolom Perihal dengan deskripsi singkat isi surat
• Isi kolom Pengirim/Penerima dengan nama pihak terkait
• Pilih tanggal surat menggunakan date picker yang tersedia
• Jika ada file surat digitalnya, klik area upload Lampiran Dokumen dan pilih file dari perangkat Anda
• Klik tombol"Simpan Surat" dan tunggu konfirmasi berhasil

Menariknya, saat tombol Simpan diklik dan sistem memproses, status tombol berubah menjadi "Memproses..." dengan tampilan yang disabled-ini mencegah double-submit yang bisa menyebabkan data duplikat. Setelah berhasil, sistem otomatis kembali ke daftar surat dan menampilkan data yang baru ditambahkan.

Rekomendasi: Selalu unggah file digital surat (scan atau PDF) saat menambahkan surat baru. Meski opsional, memiliki file asli terlampir membuat data surat jauh lebih berguna-terutama saat perlu verifikasi isi surat di kemudian hari.

Cara Mencari dan Menyaring Surat

Dengan bertambahnya data, kemampuan pencarian menjadi sangat penting. Point Arsip menyediakan kotak pencarian real-time di halaman daftar surat. Cara menggunakannya:

• Ketik kata kunci di kotak bertuliskan "Cari nomor, perihal..." di sebelah tombol Tambah
• Daftar surat akan langsung difilter sesuai kata kunci yang Anda ketik-tidak perlu menekan Enter
• Pencarian dilakukan di semua field: nomor surat, perihal, pengirim/penerima, dan tanggal
• Kosongkan kotak pencarian untuk kembali menampilkan semua data

Oh iya, pencarian di Point Arsip bersifat case-insensitive-artinya mencari "rapat" dan "RAPAT" akan memberikan hasil yang sama. Ini cukup membantu saat Anda tidak ingat persis huruf kapital yang digunakan saat menginput data.

Nah sekarang bagaimana kalau Anda perlu melihat semua surat dari periode tertentu? Cukup ketik tahun atau bulan di kotak pencarian, misalnya "2024" atau "Januari", dan semua surat yang mengandung teks tersebut akan ditampilkan.

Cara Mengedit dan Menghapus Surat

Kesalahan input data pasti terjadi sesekali. Point Arsip menyediakan opsi edit dan hapus yang mudah diakses langsung dari daftar surat:

Mengedit Surat:

• Temukan surat yang ingin diedit di daftar
• Klik tautan"️ Edit" berwarna kuning di bawah detail surat
• Form edit akan terbuka dengan data surat yang sudah terisi
• Ubah field yang perlu diperbaiki
• Jika ingin mengubah file lampiran, upload file baru. Jika tidak, biarkan kosong-file lama tidak akan terhapus
• Klik "Simpan Surat" untuk menyimpan perubahan

Menghapus Surat:

• Temukan surat yang ingin dihapus
• Klik tautan"️ Hapus" berwarna merah
• Konfirmasi dialog yang muncul: "Yakin ingin menghapus surat ini? Aksi ini tidak dapat dibatalkan."
• Klik OK untuk mengkonfirmasi penghapusan

Perhatian: Penghapusan surat bersifat permanen. Tidak ada fitur "recycle bin" atau undo setelah menghapus. Pastikan Anda benar-benar yakin sebelum mengkonfirmasi penghapusan.

Apakah bisa melihat file lampiran surat setelah disimpan?

Ya. Di daftar surat, setiap surat yang memiliki lampiran akan menampilkan tautan " Lihat" berwarna biru. Klik tautan tersebut untuk membuka file lampiran di tab browser baru. File tersimpan di Google Drive dan bisa langsung dibuka atau diunduh dari sana.

Bagaimana urutan tampilan surat di daftar?

Surat ditampilkan dengan urutan terbaru di atas (reversed order berdasarkan urutan input). Artinya surat yang baru saja ditambahkan akan muncul di bagian paling atas daftar. Untuk mencari surat lama, gunakan fitur pencarian dengan mengetik nomor surat atau perihalnya.

Bisakah satu surat memiliki lebih dari satu file lampiran?

Dalam versi saat ini, setiap surat hanya mendukung satu file lampiran dokumen. Jika surat memiliki beberapa lampiran, solusinya adalah menggabungkan semua lampiran menjadi satu file PDF sebelum upload, atau menyimpan dokumen tambahan sebagai arsip terpisah di menu Arsip dan mencantumkan referensinya di kolom Perihal atau Pengirim.

Akhir Kata

Jadi, intinya mengelola surat di Point Arsip sangat mudah dan intuitif-tambah, cari, edit, dan hapus bisa dilakukan dalam hitungan klik tanpa perlu keahlian teknis khusus. Dari pengalaman Saya, kunci efektivitasnya adalah konsistensi: setiap surat yang datang atau pergi langsung dicatat saat itu juga, bukan di-queue untuk diinput nanti. Kalau ada pertanyaan, feel free buat komen di bawah ya!

Untuk membaca artikel lainnya, cek aja diSitemap.