PoinTru.com – Kalau Anda baru pertama kali menggunakanPoint Arsip dan bingung mulai dari mana untuk mengelola surat masuk dan surat keluar, artikel ini dibuat khusus untuk Anda. Saya akan jelaskan step by step bagaimana cara menggunakan fitur manajemen surat di Point Arsip-dari menambahkan surat baru, mengedit data yang salah, mencari surat lama, hingga menghapus data yang tidak diperlukan.
Fitur manajemen surat adalah salah satu fitur paling aktif digunakan di Point Arsip, karena dalam operasional kantor atau organisasi, surat menyurat terjadi hampir setiap hari. Memahami cara kerjanya dengan baik akan membuat Anda jauh lebih produktif dalam administrasi sehari-hari.
Memahami Struktur Data Surat di Point Arsip
Sebelum mulai menginput data, penting untuk memahami informasi apa saja yang perlu Anda siapkan untuk setiap surat. Point Arsip mencatat surat dengan enam field utama:
- Jenis Surat: Pilihan antara Surat Masuk (surat yang diterima dari pihak luar) atau Surat Keluar (surat yang dikirimkan kepada pihak lain)
- Nomor Surat: Nomor resmi surat sesuai format yang berlaku, misalnya 001/SPK/CV-MB/2025
- Perihal: Ringkasan isi atau maksud surat, misalnya “Undangan Rapat Koordinasi Q1 2025”
- Pengirim/Penerima: Nama instansi, perusahaan, atau individual terkait surat tersebut
- Tanggal Surat: Tanggal yang tertera di surat (bukan tanggal Anda menginputnya)
- Lampiran Dokumen: File digital surat dalam format PDF, DOC, DOCX, XLS, atau XLSX (opsional tapi sangat direkomendasikan)
| Field | Wajib Diisi | Format | Contoh |
|---|---|---|---|
| Jenis Surat | Ya | Pilihan dropdown | Surat Masuk |
| Nomor Surat | Ya | Teks bebas | 001/AB/2025 |
| Perihal | Ya | Teks bebas | Undangan Rapat |
| Pengirim/Penerima | Tidak | Teks bebas | PT Sumber Makmur |
| Tanggal Surat | Ya | Pemilih tanggal | 15/01/2025 |
| Lampiran Dokumen | Tidak | PDF/DOC/DOCX/XLS/XLSX | surat_undangan.pdf |
Cara Menambahkan Surat Baru
Setelah login ke Point Arsip, berikut langkah menambahkan surat baru:
- Klik menuSurat (ikon ️) di navigasi bawah (mobile) atau kiri (desktop)
- Klik tombol“+ Tambah” berwarna biru di bagian atas daftar surat
- Pilih jenis surat: Surat Masuk atau Surat Keluar
- Isi kolom Nomor Surat dengan nomor resmi surat
- Isi kolom Perihal dengan deskripsi singkat isi surat
- Isi kolom Pengirim/Penerima dengan nama pihak terkait
- Pilih tanggal surat menggunakan date picker yang tersedia
- Jika ada file surat digitalnya, klik area upload Lampiran Dokumen dan pilih file dari perangkat Anda
- Klik tombol“Simpan Surat” dan tunggu konfirmasi berhasil
Menariknya, saat tombol Simpan diklik dan sistem memproses, status tombol berubah menjadi “Memproses…” dengan tampilan yang disabled-ini mencegah double-submit yang bisa menyebabkan data duplikat. Setelah berhasil, sistem otomatis kembali ke daftar surat dan menampilkan data yang baru ditambahkan.
Rekomendasi: Selalu unggah file digital surat (scan atau PDF) saat menambahkan surat baru. Meski opsional, memiliki file asli terlampir membuat data surat jauh lebih berguna-terutama saat perlu verifikasi isi surat di kemudian hari.
Cara Mencari dan Menyaring Surat
Dengan bertambahnya data, kemampuan pencarian menjadi sangat penting. Point Arsip menyediakan kotak pencarian real-time di halaman daftar surat. Cara menggunakannya:
- Ketik kata kunci di kotak bertuliskan “Cari nomor, perihal…” di sebelah tombol Tambah
- Daftar surat akan langsung difilter sesuai kata kunci yang Anda ketik-tidak perlu menekan Enter
- Pencarian dilakukan di semua field: nomor surat, perihal, pengirim/penerima, dan tanggal
- Kosongkan kotak pencarian untuk kembali menampilkan semua data
Oh iya, pencarian di Point Arsip bersifat case-insensitive-artinya mencari “rapat” dan “RAPAT” akan memberikan hasil yang sama. Ini cukup membantu saat Anda tidak ingat persis huruf kapital yang digunakan saat menginput data.
Nah sekarang bagaimana kalau Anda perlu melihat semua surat dari periode tertentu? Cukup ketik tahun atau bulan di kotak pencarian, misalnya “2024” atau “Januari”, dan semua surat yang mengandung teks tersebut akan ditampilkan.
Cara Mengedit dan Menghapus Surat
Kesalahan input data pasti terjadi sesekali. Point Arsip menyediakan opsi edit dan hapus yang mudah diakses langsung dari daftar surat:
Mengedit Surat:
- Temukan surat yang ingin diedit di daftar
- Klik tautan“️ Edit” berwarna kuning di bawah detail surat
- Form edit akan terbuka dengan data surat yang sudah terisi
- Ubah field yang perlu diperbaiki
- Jika ingin mengubah file lampiran, upload file baru. Jika tidak, biarkan kosong-file lama tidak akan terhapus
- Klik “Simpan Surat” untuk menyimpan perubahan
Menghapus Surat:
- Temukan surat yang ingin dihapus
- Klik tautan“️ Hapus” berwarna merah
- Konfirmasi dialog yang muncul: “Yakin ingin menghapus surat ini? Aksi ini tidak dapat dibatalkan.”
- Klik OK untuk mengkonfirmasi penghapusan
Perhatian: Penghapusan surat bersifat permanen. Tidak ada fitur “recycle bin” atau undo setelah menghapus. Pastikan Anda benar-benar yakin sebelum mengkonfirmasi penghapusan.
Akhir Kata
Jadi, intinya mengelola surat di Point Arsip sangat mudah dan intuitif-tambah, cari, edit, dan hapus bisa dilakukan dalam hitungan klik tanpa perlu keahlian teknis khusus. Dari pengalaman Saya, kunci efektivitasnya adalah konsistensi: setiap surat yang datang atau pergi langsung dicatat saat itu juga, bukan di-queue untuk diinput nanti. Kalau ada pertanyaan, feel free buat komen di bawah ya!
Untuk membaca artikel lainnya, cek aja diSitemap.
Dapatkan update artikel blog terbaru, panduan praktis, studi kasus web, serta tips digital eksklusif langsung di WhatsApp Anda.
Penjelasannya enak dibaca, padat dan to the point gak bertele-tele kayak blog sebelah.
Izin nanya gan, ini berlaku juga buat versi sebelum atau sesudahnya gak ya? Ada yang pernah coba?
@Rian mending pake opsi pertama dulu kak, jauh lebih ramah buat pemula dan langkahnya lebih simpel.
Akhirnya nemu panduan Panduan yang runut dan gak bikin bingung.
Keren ulasannya, langsung saya share ke grup wa temen-temen.
Nice info min. Mau nanya dong, ada resiko error di tengah jalan gak pas nerapin Tutorial/How-to ini?
Bener min, temen saya kemarin juga sempat bingung di bagian Arsip, pas dikasih tips ini langsung solved.
Wah baru tahu ada solusi sesimpel ini buat Lengkap. Makasih ya min!
Min mau tanya, kalo buat pemula yang baru pertama kali nyoba Point, step awalnya mending mulai dari mana dulu ya?
Wah pas banget lagi nyari panduan soal Point. Min, kalo ada kendala pas step akhir biasanya solusinya apa ya?
Bantu jawab ya kak @Dian, kemarin saya nyoba di spek pas-pasan ternyata tetep aman dan lancar kok, asal jangan sambil buka banyak aplikasi berat aja.
@Dian pengalaman saya kemarin butuh sekitar 15-20 menitan gan, yang penting ikuti urutannya jangan ada yang diloncat.
@Dian aman kok kak, tapi tetep sangat disaranin backup dulu buat jaga-jaga, biar lebih tenang ngerjainnya.
Nice info min. Mau nanya dong, ada resiko error di tengah jalan gak pas nerapin Surat ini?
Setau saya aman banget gan @Dwi, saya udah jalan hampir sebulan setelah coba trik Mengelola ini dan gak ada kendala sama sekali.
@Dwi mending pake opsi pertama dulu kak, jauh lebih ramah buat pemula dan langkahnya lebih simpel.
Wah pas banget lagi nyari panduan soal Mengelola. Min, kalo ada kendala pas step akhir biasanya solusinya apa ya?
@Dwi kalo error biasanya tinggal di-restart atau diulang dari step sebelumnya gan, gak bakal ngerusak sistem kok.
Menarik pembahasannya. Btw ada syarat khusus gak sih min sebelum kita mulai setup Mengelola ini?
Sama kak @Mega, awalnya saya juga bingung, tapi pas dicoba pelan-pelan ternyata gampang banget dipraktekin.
Gak butuh biaya tambahan kok kak @Mega, semuanya bisa pake opsi bawaan atau yang gratisan.
@Aditya sip gan responnya jelas banget, makasih banyak pencerahannya!
Udah pernah ngalamin problem serupa bulan lalu, untung nemu artikel ini jadi makin paham duduk perkaranya.
Kalo dibandingin sama cara yang lama, metode Tutorial/How-to ini ada kelemahan tersendiri gak sih? Masih agak ragu nih.
Kak, kalo di tempat saya hasilnya agak beda, apa ada langkah kecil yang kemungkinan kelewat ya?
Izin tanya min, ini aman gak ya kalo diterapin di device yang speknya standar? Takut nge-drop performanya.
Gak butuh biaya tambahan kok kak @Wahyu, semuanya bisa pake opsi bawaan atau yang gratisan.
@Wahyu coba periksa lagi koneksi sama settingan awalnya gan, kemarin saya juga sempet beda ternyata ada satu opsi yang belum diaktifin.
@Anisa mantap gan, makasih infonya, jadi makin yakin buat nyoba.
Bagus pembahasannya, sudut pandangnya realistis dan gampang dipahami sama orang awam sekalipun.
Kira-kira butuh budget/biaya tambahan lagi gak ya min buat maksimalkan Surat ini?
Gak butuh biaya tambahan kok kak @Arif, semuanya bisa pake opsi bawaan atau yang gratisan.
Wah makasih banyak ya kak @Fitri udah bantu jawab, langsung saya coba sekarang deh.
Kak, kalo di tempat saya hasilnya agak beda, apa ada langkah kecil yang kemungkinan kelewat ya?
Setau saya aman banget gan @Rian, saya udah jalan hampir sebulan setelah coba trik Panduan ini dan gak ada kendala sama sekali.
Mau tanya min, kalo datanya belum di-backup dulu aman langsung dieksekusi gak ya? Makasih sebelumnya.
Penasaran sama bagian Arsip tadi, mending pake opsi yang pertama atau kedua ya min buat hasil yang lebih optimal?
Setau saya aman banget gan @Yoga, saya udah jalan hampir sebulan setelah coba trik Arsip ini dan gak ada kendala sama sekali.
Mau tanya min, kalo datanya belum di-backup dulu aman langsung dieksekusi gak ya? Makasih sebelumnya.
Bantu sharing ya kak @Vicky, di versi sebelumnya juga jalan kok, kemaren sempet tes di device temen dan work.
Mau tanya min, kalo datanya belum di-backup dulu aman langsung dieksekusi gak ya? Makasih sebelumnya.
Izin tanya min, ini aman gak ya kalo diterapin di device yang speknya standar? Takut nge-drop performanya.
Penasaran sama bagian Surat tadi, mending pake opsi yang pertama atau kedua ya min buat hasil yang lebih optimal?
@Aditya aman kok kak, tapi tetep sangat disaranin backup dulu buat jaga-jaga, biar lebih tenang ngerjainnya.
Kira-kira butuh budget/biaya tambahan lagi gak ya min buat maksimalkan Panduan Lengkap Mengelola ini?
Bantu jawab ya kak @Nurul, kemarin saya nyoba di spek pas-pasan ternyata tetep aman dan lancar kok, asal jangan sambil buka banyak aplikasi berat aja.
Kira-kira butuh budget/biaya tambahan lagi gak ya min buat maksimalkan Mengelola ini?
Nice share min, ilmunya sangat aplikatif.
Dulu pernah salah kaprah soal Mengelola, sekarang jadi lebih jelas arahnya setelah baca tulisan ini.
Bener min, temen saya kemarin juga sempat bingung di bagian Panduan Lengkap Mengelola, pas dikasih tips ini langsung solved.
Akhirnya nemu panduan Surat yang runut dan gak bikin bingung.
Izin nanya gan, ini berlaku juga buat versi sebelum atau sesudahnya gak ya? Ada yang pernah coba?
@Kevin coba periksa lagi koneksi sama settingan awalnya gan, kemarin saya juga sempet beda ternyata ada satu opsi yang belum diaktifin.
@Kevin mending pake opsi pertama dulu kak, jauh lebih ramah buat pemula dan langkahnya lebih simpel.
Setau saya aman banget gan @Kevin, saya udah jalan hampir sebulan setelah coba trik Tutorial/How-to ini dan gak ada kendala sama sekali.
Kebetulan kemarin lusa sempet nyobain langkah Panduan ini, dan beneran work lancar tanpa kendala.
Mau tanya min, kalo datanya belum di-backup dulu aman langsung dieksekusi gak ya? Makasih sebelumnya.
@Danang pengalaman saya kemarin butuh sekitar 15-20 menitan gan, yang penting ikuti urutannya jangan ada yang diloncat.
Udah pernah ngalamin problem serupa bulan lalu, untung nemu artikel ini jadi makin paham duduk perkaranya.
Izin tanya min, ini aman gak ya kalo diterapin di device yang speknya standar? Takut nge-drop performanya.
@Bayu aman kok kak, tapi tetep sangat disaranin backup dulu buat jaga-jaga, biar lebih tenang ngerjainnya.
Bantu sharing ya kak @Bayu, di versi sebelumnya juga jalan kok, kemaren sempet tes di device temen dan work.
@Ilham mantap gan, makasih infonya, jadi makin yakin buat nyoba.
Udah saya tes di kondisi real, efektivitas trik Surat ini emang mantap banget.
Bagus pembahasannya, sudut pandangnya realistis dan gampang dipahami sama orang awam sekalipun.
Penjelasannya enak dibaca, padat dan to the point gak bertele-tele kayak blog sebelah.
Akhirnya nemu panduan Arsip yang runut dan gak bikin bingung.